Die Anrufbeantworter, die mehr oder minder persönliche Ansagen enthalten, je nachdem, ob es sich um kleine Firmen-, große Geschäfts- oder um Privatanschlüsse handelt, reagieren automatisch auf die Telefonanrufe, die nach Geschäftsschluss oder während der Abwesenheit der angerufenen Gesprächspartner erfolgen. Jeder Anrufbeantworter enthält eine Telefonansage, die bei internationalen Firmen oder bei mehrsprachigen Geschäftskontakten in verschiedenen Sprachen besprochen sein sollte. Bei den großen Firmen ist es oftmals so, dass der Anrufer gebeten wird, eine Menüoption zu wählen – das heißt: Nachdem der Anrufer die „Begrüßungsansage“ gehört hat, erhält er die Möglichkeit, eine der angegebenen Optionen auszuwählen. Beispielsweise wird er an ein bestimmtes Büro weitergeleitet (es klingelt dann ein einzelnes Telefon oder, bei einer Hotline-Verbindung, bei einer ganzen Telefongruppe), oder er kann auf der Tastatur bestimmte Unternehmensfunktionen selbst ausführen (Anforderung telefonischer Unterstützung, Versendung von Informationen, Nachverfolgung einer Bestellung etc.). Falls alle Mitarbeiter gerade telefonieren, wird der Anrufer mit einer „Warteschleife-Ansage“ um etwas Geduld gebeten.
Der Anrufbeantworter kann natürlich einfach dazu dienen, dem Anrufer zu ermöglichen, eine Nachricht zu hinterlassen.
Bei jeder Telefonansage ist es jedoch bedeutsam, eine stimmlich passende bzw. möglichst angenehm klingende Aufnahme zu wählen. Denn der Anrufbeantworter bzw. die Ansage gilt als Ausdruck der Professionalität des Unternehmens, auch wenn es sich um ein kleines Familienunternehmen handelt. Außerhalb der Öffnungszeiten kann der Anrufbeantworter diese verbindliche Ausdrucksform vermitteln, es können die Dienstleistungen bzw. aktuelle Produktentwicklungen aufgezählt und die Webseite des Unternehmens angesagt werden.
Die Wartezeit bei einem automatischen Anrufbeantworter kann durch die Ansage während der „Warteschleife“ also angenehm und informativ gestaltet werden – beispielsweise auch, indem der Anrufer mit einer wohlklingenden Musik in der Leitung gehalten wird.
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