Os atendedores de chamadas reagem automaticamente às chamadas telefónicas efetuadas fora das horas de expediente ou quando o destinatário não está presente. As mensagens variam em termos de familiaridade, dependendo do facto de se destinarem a pequenas e grandes empresas ou a comunicações pessoais. No caso de empresas internacionais ou contactos comerciais que dominam línguas diferentes, é necessário gravar as mensagens em línguas diferentes.
Nas grandes empresas, pede-se frequentemente a quem faz a chamada que escolha uma opção a partir de um menu, após ouvir a mensagem de "boas-vindas". Por exemplo, poderá ser transferido para um gabinete específico (para um único telefone ou, no caso de uma ligação de linha direta, para um grupo de telefones) ou poderá conseguir executar algumas funções da empresa com o teclado (por exemplo, solicitar apoio telefónico, informação ou acompanhar uma encomenda, etc.). Se todos os colaboradores estiverem ao telefone nesse exato momento, poder-se-á pedir a quem efetua a chamada que espere com uma "mensagem de fila de espera".
Da mesma forma, poder-se-á utilizar o atendedor de chamadas para permitir que quem efetua a chamada deixe uma mensagem.
No entanto, no que respeita a qualquer mensagem telefónica, o que é importante é que a gravação seja tão agradável quanto possível. Afinal, o atendedor de chamadas ou a mensagem gravada revela o nível de profissionalismo da empresa, mesmo que esta seja uma empresa familiar de pequena dimensão.
Fora das horas de expediente, o atendedor de chamadas pode igualmente transmitir informações sobre os serviços da empresa e os desenvolvimentos atuais dos produtos, além do endereço do Web site da empresa.
Quando se utiliza atendedores de chamadas automáticos durante chamadas em fila de espera, poder-se-á transmitir a mensagem de uma forma agradável e informativa – o que poderá incluir, por exemplo, a reprodução de música para distrair quem efetua a chamada enquanto espera.
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