Los contestadores automáticos reaccionan automáticamente a las llamadas telefónicas realizadas fuera del horario de oficina o cuando la persona llamada no puede atenderla. Los mensajes variarán en grado de familiaridad dependiendo de si están pensados para pequeñas empresas, grandes compañías o comunicación personal. En el caso de empresas internacionales o contactos profesionales que hablan diferentes idiomas, los mensajes necesitan ser grabados en diversas lenguas.
En las grandes empresas, frecuentemente se pide al que llama que seleccione una opción de un menú después de escuchar un ‘saludo’. Por ejemplo, pueden ser conectados a una oficina determinada (a un solo teléfono o, en el caso de una línea de ayuda, a un grupo de teléfonos), o pueden ser capaces de realizar ciertas funciones de la empresa por sí mismos utilizando el teclado (por ejemplo, pedir soporte telefónico o información, el seguimiento de un pedido, etc.) Si todos los miembros del personal están al teléfono en ese momento, se le pide al que llama que espere con un ‘mensaje de puesta en la cola de llamadas’.
Por supuesto, el contestador automático se puede usar, simplemente, para permitir al que llama dejar un mensaje.
Sin embargo, para cada mensaje telefónico, lo que importa es que la grabación sea lo más agradable posible. Después de todo, el contestador automático o el mensaje grabado reflejan el grado de profesionalidad de la empresa, aún cuando la empresa en cuestión sea una pequeña empresa familiar.
Fuera de las horas de apertura, el contestador automático también puede suministrar información acerca de los servicios de la empresa y de las novedades de sus productos, asi como proporcionar la dirección de la página web de la empresa.
Cuando se utilizan contestadores automáticos durante la puesta en espera de llamadas, el mensaje puede ser transmitido de forma que sea tanto agradable como informativo – y esto puede incluir, por ejemplo, hacer sonar música para entretener al que llama mientras está esperando.
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