Spiegado alla persona chiamante perché non potete rispondere, o pregan di attendere o ancora forniscono informazioni.
I risponditori telefonici rispondono in modo automatico quando è in arrivo una chiamata secondo gli orari giornalieri prestabiliti. Quando arriva una chiamata il risponditore telefonico risponde, appunto, con un annuncio vocale personalizzato che invita ilchiamante a scegliere un opzione di menù. Scegliendo una delle opzioni annunciate il chiamante viene indirizzato ad un determinato ufficio (viene fatto squillare direttamente un telefono o un 1 gruppo di telefoni) e/o a compiere determinate funzioni aziendali (richiedere assistenza telefonica, inviare informazioni, monitorare un ordine, ecc.).
I telefoni che vengono fatti squillare in seguito al dirottamento del risponditore telefonico possono trovarsi tutti nella stessa sede (interni locali) ma anche in sedi remote (interni remoti).
Esistono diverse opzioni di configurazione che si possono attuare nel caso in cui un telefono non risponde, è occupato, la persona che di solito risponde a quell’interno è fuori sede, ecc. In questi casi, ad esempio, si può offrire la possibilità al chiamante di ritornare al menù principale per scegliere un’opzione alternativa.
L’uso del risponditore di cortesia può essere naturalmente collegato alla segreteria telefonica dando la possibilità a chi ha chiamato di lasciare un messaggio per essere ricontattato in seguito.
Nell'uso dei risponditori telefonici è fondamentale la scelta del messaggio vocale e sonoro trasmesso dal risponditore telefonico. Il risponditore automatico dà un immagine professionale all’azienda, anche quando si tratta di una piccola impresa familiare; per questo è importante personalizzare il modo in cui il centralino risponde al telefono. Così, ad esempio, quando gli uffici sono aperti, è possibile dare il “Benvenuto” al cliente comunicando il nome della ditta e, attraverso le opzioni del risponditore telefonico, guidarlo verso la persona, l’ufficio o il reparto più idoneo a ricevere la chiamata.
Quando gli uffici sono chiusi il risponditore telefonico può comunicare gli orari di apertura, elencare i servizi offerti e magari anche l’indirizzo del sito web aziendale.
L'attesa accompagnata dal risponditore telefonico può risultare più piacevole se al messaggio vocale si aggiunge un'elegante musica di attesa.
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